Concurso de fotografía GEB. Foto de nuestra colaboradora Paula Torres Holguín
Concurso de fotografía GEB. Foto de nuestra colaboradora Paula Torres Holguín
Los estándares de comportamiento ético en las actuaciones de nuestros colaboradores son claves para la creación de valor y generación de confianza con los aliados y los grupos de interés.
Estamos comprometidos con una política de cero tolerancia frente al fraude, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la corrupción. Por eso, promovemos una cultura de transparencia y de identificación de riesgos en nuestra gestión administrativa, así como con nuestros grupos de interés, como elemento diferenciador de la estrategia de sostenibilidad de GEB.
(102-16) Las relaciones con los grupos de interés se enmarcan en nuestro Código de Ética y en los valores corporativos, así:
El Programa de Ética y Cumplimiento se articula con la nueva estrategia corporativa del Grupo, fijada en 2020, para contribuir a la consolidación de la transparencia y eficiencia del Modelo de Gobierno definido. Esto lo logramos gracias a lo siguiente:
La consolidación de una Dirección independiente, enfocada en la gestión del riesgo corporativo, y un Programa de Ética y Cumplimiento ajustado a estándares internacionales y en función de la naturaleza matricial del Grupo.
La independencia y autonomía en recursos humanos, tecnológicos y económicos, necesaria para cumplir nuestras funciones de acuerdo con las leyes locales e internacionales que nos aplican.
Además, entre las prioridades claves de la nueva estrategia está el fortalecimiento de la gestión integral de riesgos, que brinda un marco de referencia y asegura la ejecución de las actividades necesarias para una adecuada gestión de riesgos, buscando siempre la transparencia en el relacionamiento y definiendo procedimientos y mecanismos claros de actuación.
Para asegurar el cumplimiento y preservar la integridad del Sistema de Control Interno seguimos aplicando el Modelo de Arquitectura de Control basado en las Tres Líneas de Defensa, que definen las responsabilidades frente al sistema.
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Primera línea: Ejercida por los colaboradores. Permite identificar y gestionar los riesgos (control-autocontrol) e implementar acciones correctivas para hacer frente a deficiencias de procesos y controles.
Segunda línea: Supervisa y monitorea la eficacia de los controles de la primera línea. También asesora, acompaña, previene, institucionaliza, detecta (investiga), reacciona y ejecuta el programa de defensa corporativo, ejercido a través de la Dirección de Cumplimiento del Grupo y de cada una de nuestras empresas.
Tercera línea: Se encarga del aseguramiento independiente mediante actividades de auditoría interna, lideradas por el auditor general del Grupo.
Otras auditorías: Estamos sujetos a las auditorías periódicas de la auditoría general del Grupo (auditorías internas) y de la revisoría fiscal (Circular 029 de 2014 de la SFC); esta última incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores y el oficial de cumplimiento en relación con el Sistema Integrado de Prevención de Lavado de Activos (Sipla) y el cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT).
Reportamos ante los siguientes órganos corporativos: Comité de Presidencia de Procesos y Aprendizajes, Comité de Ética y Cumplimiento, Comité de Auditoría y Riesgos de GEB, comités de Auditoría y Riesgos de las filiales y de empresas no controladas, Junta Directiva de GEB, la cual recibe el informe del oficial de cumplimiento periódicamente.
| Eventos | Cantidad | Status: Abiertas en proceso de verificación | Status: Cerradas |
|---|---|---|---|
| Situación laboral | 5 | 0 | 5 |
| Fraude Contable | 0 | 0 | 0 |
| Malversación de activos | 0 | 0 | 0 |
| Corrupción y soborno | 3 | 1 | 2 |
| Lavado de activos | 0 | 0 | 0 |
| Infracción a la propiedad intelectual | 0 | 0 | 0 |
| Otros | 5 | 0 | 5 |
| Total | 13 | 1 | 12 |
Adicional a esto, a través del Canal Ético recibimos 24 consultas y dilemas éticos de administradores y colaboradores de GEB, los cuales fueron gestionados de manera oportuna y con las recomendaciones correspondientes.
El Canal Ético es el instrumento mediante el cual el Grupo Energía Bogotá garantiza el derecho que tienen todos los accionistas, administradores, colaboradores, contratistas del Grupo y los demás grupos de interés de reportar aquellas situaciones que eventualmente puedan calificarse como presuntos eventos de fraude y/o corrupción o conductas antiéticas en GEB, con el fin de gestionar y conducir los negocios empresariales de forma transparente y sostenible. Asimismo, el canal permite la formulación de consultas para resolver dilemas éticos, bajo la garantía de que es confidencial, seguro y confiable. Su administración está a cargo de un tercero independiente experto.
El Grupo Energía Bogotá no ha tenido ningún caso confirmado de corrupción o soborno contra la compañía en los últimos tres años.
Fuimos reconocidos por la Red Pacto Global Colombia por nuestras buenas prácticas relacionadas con el Canal Ético para la gestión de reportes y conflictos de intereses.
Iniciamos la labor de estudio y nueva formulación del rol del área, que contó con la asesoría de una firma internacional experta en temas de cumplimiento y de un asesor externo local, con miras a definir un modelo que nos permita evolucionar, avanzar y ajustarnos a los requerimientos del negocio y sus riesgos asociados, para asegurar un Programa de Ética y Cumplimiento actualizado y con estándares internacionales.
Actualizamos, aprobamos y socializamos con las filiales los riesgos estratégicos de fraude y corrupción, teniendo en cuenta las mejores prácticas del Banco Interamericano de Desarrollo y Transparencia por Colombia, entre otros organismos. Además, nos alineamos con la matriz de controles financieros SOX.
(205-1) Evaluamos el 100% de los procesos de la operación del Corporativo GEB y de Transmisión frente a riesgos de corrupción. Además de la evaluación hemos llevado a cabo los procesos de identificación de riesgo, identificación de controles, evaluación del riesgo inherente y residual, así como el monitoreo de la implementación de los controles. Entre los riesgos más significativos relacionados con corrupción hemos identificado:
Apropiación de fondos de la organización para favorecer a terceros
Inadecuado control en la creación y administración de los contratos marco y órdenes de pedidos.
Acceso no autorizado a los sistemas de aplicación y/o la infraestructura tecnológica.
No detección oportuna de los conflictos de intereses del personal contratado y en los procesos de contratación de bienes y servicios.
Debilidades en los procesos de contratación de bienes y servicios (estudios previos o de factibilidad superficiales, documentos de solicitud de ofertas direccionados, falta de capacidad técnica de contratistas, filtración de información).
Relaciones o contrataciones con terceros incluidos en listas restrictivas de LA/FT que lleven a la pérdida de imagen o sanciones por parte de los entes reguladores.
Realizamos 18.837 validaciones en listas de control para las personas naturales y jurídicas que mantienen relaciones comerciales con nuestro Grupo (proveedores, colaboradores, servidumbres, arriendos, entre otros) mediante un aplicativo que facilita con confiabilidad la consulta en dichas listas y en bases de datos que advierten posibles riesgos.
(205-2) Nuestro Programa de Ética y Cumplimiento permitió formar a través de sesiones presenciales y herramientas de e-learning al 96% de nuestros colaboradores y a nueve miembros de Junta Directiva en políticas y procedimientos anticorrupción, Canal Ético y conflictos de intereses, Sipla, transparencia y acceso a la información, protección de datos, gestión de antisoborno transnacional y autoridades de supervisión y sus ejes en 2020. El 100% de los colaboradores y miembros de Junta de GEB fueron informados por canales de comunicación interna. El 100% de los proveedores registrados en SAP Ariba han sido informados sobre estos lineamientos corporativos, 1.047 de ellos en 2020. (anexo 205-2).
El 100% de nuestros colaboradores diligenciaron, en un formato virtual, la adhesión anual al Código de Ética y la Declaración de Conflictos de Intereses.
(205-3) (206-1) No tuvimos casos confirmados de corrupción de colaboradores o proveedores, tampoco demandas judiciales o casos jurídicos públicos relacionados con corrupción, fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo. Tampoco ninguna violación al Código de Ética ni relacionadas con competencia desleal o prácticas restrictivas.
Fortalecimos la herramienta metodológica de análisis reputacional del Grupo para una mejor toma de decisiones.
Asesoramos a las filiales en temas relacionados con el Programa de Ética y Cumplimiento a través de reuniones periódicas y del monitoreo de los indicadores de gestión.
Actualizamos y socializamos el Modelo de Arquitectura de Control de GEB tomando como referencia la actualización del Modelo de Tres Líneas de Defensa publicada por el Instituto de Auditores Internos.
Contamos con un sistema de control interno bajo el estándar COSO (Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) con el que hacemos seguimiento a la aplicación de los instrumentos corporativos, la prevención, detección e investigación de situaciones asociadas con el fraude y la corrupción.
Materializar la nueva estrategia del Programa de Ética y Cumplimiento para:
Lograr mayor efectividad del programa con base en metodologías de prevención y gestión de riesgos.
Alinear las actividades de cumplimiento a nuestro Grupo y a sus partes relacionadas.
Integrar la estrategia de rediseño con el Gobierno Corporativo, el Modelo de Arquitectura de Control y los objetivos estratégicos.
Promover comportamientos éticos y construir cultura corporativa de cumplimiento.
Fortalecer los mecanismos de mitigación y prevención de riesgos reforzando la cultura de cumplimiento y procesos de debida diligencia.
Robustecer el programa garantizando el cumplimiento de la ley aplicable local e internacional y la incorporación de las mejores prácticas internacionales, las actividades de control y monitoreo entre la primera y segunda línea de defensa del Modelo de Arquitectura de Control, y los procesos de debida diligencia para prevenir la exposición a riesgos reputacionales y fortalecer la utilización de analítica de datos en los procesos de cumplimiento.
A mediano y largo plazo, fortalecer el Programa de Ética y Cumplimiento en las filiales de GEB a partir de la experiencia de redefinición del rol de cumplimiento y de su programa dentro del corporativo.
